En çok merak edilen ve sorulan sorulardan birisi, yönetim sistemi nasıl kurulur ve nasıl belgelendirilir sorusu. Özellikle ilk defa bir yönetim sistemi kuracak olan firmalarda bu amaçla yapılan faaliyetlerin plansız ve bilinçsiz bir şekilde yapılması, hem sistem kurulumunda hatalara yol açıyor, hem de sistem kurulum süresi ve maliyetlerini arttırıyor. Başarısızlığın getirdiği demotivasyon da cabası.
Yönetim Sistemi kurulumu standarda göre değişiklik gösterir mi?
Danışmanlık projelerimiz; Deming Cycle (PDCA) ve Project Management Life Cycle (PMLC) ilkelerinin yaklaşık 30 yıllık deneyimle harmanlanması sonucu geliştirdiğimiz ve KUM-CPM Yazılımımız ile desteklediğimiz KUM PROJE YÖNETİM METODOLOJİSİ çerçevesinde planlanmakta ve yönetilmektedir.
Bu sayede; projelerin başarıya ulaşmasını garanti altına almakla kalmıyor, projelerin en kısa sürede, en az kaynak kullanarak ve en düşük toplam maliyetle tamamlanabilmesini sağlıyoruz.
ISO9001, ISO14001, ISO27001 veya herhangi bir yönetim sisteminin kurulumu, detayda standarda ve firmadan firmaya çok büyük farklılıklar göstermekle birlikte, bunun bir proje olarak ele alınması ve yönetilmesi durumunda, bu projenin ana adımlarının standarttan bağımsız olduğu görülecektir. Belirtilen adımlar, tüm yönetim sistemleri ve tüm firmalara uygun olup, sistem kurulumu projelerinin yönetimi için kullanılır.
Biz de tüm danışmanlık projelerimizin yönetiminde aynı çerçeveyi kullanıyoruz. Müşteri yapısı, ihtiyaçları, kaynaklarına göre terzi usulü çalışıp bazı değişiklikler yapıyoruz mutlaka. Örneğin bazı müşterilerimiz belgelendirme kuruluşu seçimi ve belgelendirme sürecinin yönetiminde aktif rol almamızı isterken, bu konuda tecrübeli olan müşterilerimizin buna ihtiyacı olmuyor.
Bu adımların aynı olduğunu söyledik. Fakat bu adımların detaylarına inildiğinde, sistem kurulumu için gerçekleştirilecek faaliyetler o kadar büyük değişiklikler gösteriyor ki; aynı sektörde, aynı ürünleri üreten, aynı çalışan sayısına sahip, nerdeyse herşeyiyle aynı olan iki ayrı firmada kurulan sistemler arasında çok büyük farklar olabiliyor.
Tipik bir Yönetim Sistem Kurulum Projesi Aşamaları
Aşama 1. Hazırlık ve Organizasyon
1.1.Proje Yöneticisi&Ekibi Atanması:
Müşteri tarafında, projenin yönetimini gerçekleştirecek bir "Proje Yöneticisi" ve projede görev alacak ilgili bölüm çalışanlarıdan oluşacak bir "Proje Ekibi" belirlenir.
1.2. Proje Ekibinin Temel Eğitimi
Proje Danışmanı, gerçekleştirilecek proje ile ilgili temel bilgileri proje ekibine aktarır. KUM-CPM yazılımı hesaplarını oluşturur ve eğitimini verir.
Aşama 2. Stratejik Proje Planlama
2.1.Mevcut Durum Analizi:
Referans standart/dokümanlar baz alınarak kuruluşun yapısı, organizasyonu, mevcut yönetim sistemleri, yasal zorunlulukları, iş süreçleri, uygulamaları ve kaynakları incelenerek mevcut durumu değerlendirilir, gerçekleştirilmesi gereken faaliyetler ana hatlarıyla belirlenir.
2.2.Proje Planlama:
Mevcut durum analizi sonuçları ve belirlenen proje politika/hedefleri doğrultusunda projenin ana aşamaları ile bu aşamalarının zaman planlaması yapılır. Planlama KUM-CPM yazılımına aktarılır.
Aşama 3. Eğitim
3.1.Eğitim ihtiyaç analizi
Proje konusu ile ilgili referans standart/dokümanlar, yasal mevzuat ve çalışanların mevcut eğitimleri değerlendirilerek, kimlerin hangi eğitimleri alması gerektiği belirlenir.
3.2.Eğitim Tasarımı ve Sunumu
Belirlenen eğitim konuları doğrultusunda müşteriye ve projeye özel eğitim tasarımları yapılır ve eğitimler gerçekleştirilir. Katılımcıların eğitim sertifikaları düzenlenir.
Aşama 4. Sistem Kurulumu
4.1.Sistem Modeli ve Süreçleri Tasarımı:
Müşterinin yapısına, kaynaklarına ve kısıtlarına uygun, etkili ve verimli bir şekilde kullanabileceği bir sistem modeli çerçevesi geliştirilir. Bu model doğrultusunda sistem süreçleri belirlenir. Sistemin kurulumu ve sürekliliğinin sağlanması için kullanılacak teknik altyapı (yazılım, donanım vb.) kararlaştırılır.
4.2.Sistem Dokümantasyonu
Belirlenen sistem modeli ve süreçleri doğrultusunda, dokümantasyon ihtiyaçları belirlenir. Dokümantasyon planlaması yapılarak dokümanları hazırlayacak birimler belirlenir, gerekli bilgiler ve yönlendirmeler yapılarak dokümantasyon oluşturulur.
Aşama 5. Uygulama
5.1.Sistemin uygulamaya alınması
Oluşturulan ve dokümante edilen sistem, önce pilot uygulamalarla test edilerek gerekli iyileştirmeler yapılır, ardından firma bütününde uygulamaya alınır.
5.2. Takip ve İyileştirme
Uygulamaya alınan sistemin performansı, belirlenen yöntemler ve göstergelerle takip edilir. Uygulamadaki aksaklıklar ve verimsizlik yaratan noktalar tespit edilerek iyileştirilir.
Aşama 6. Belgelendirme
6.1.Belgelendirme Kuruluşu seçimi
Müşterinin sektörüne, yapısına ve ihtiyaçlarına uygun belgelendirme kuruluşları belirlenir. Müşteri kendisi için en uygun kuruluşu seçer ve sözleşme imzalar.
6.2.Belgelendirme süreci yönetimi
Seçilen belgelendirme kuruluşu prosedürleri doğrultusunda belgelendirme süreçleri yönetilir ve belgenin alınmasıyla süreç ve proje tamamlanır.
