Süreç Performans Yönetimi ve ISO9000 Standartları

Süreç Performans Yönetimi ve ISO9000 Standartları

|

Küreselleşen Dünya !

Acımasız rekabet !

Son yıllarda iş dünyası ile ilgili çevrelerde bol bol duyduğumuz, bol bol okuduğumuz, moda bir slogan haline gelen iki terim.

Evet, Dünya küreselleşiyor ve buna bağlı olarak rekabet artıyor. Bu kavramların ne anlam içerdiğini uzun uzun açıklamaya pek fazla gerek yok. Çünkü, artık bunu hepimiz biliyoruz, hatta sıkı bir şekilde yaşıyoruz.

Eskiden, “Tekel”dik. Ürünü sadece biz üretirdik. İhtiyacı olan herkes bizden satın almak mecburiyetindeydi. Sonra birden bire her şey değişmeye başladı. Bir çok rakip ortaya çıkmaya başladı. “Bizim” ürünümüzü üretmeye, “bizim” müşterilerimize satmaya başladılar.

Kimdi bunlar ? 

Kimisi, yeni stratejiler, yeni teknolojiler, yeni ürünlerle pazarda bir yer edinmeye çalışan  girişimci ve yatırımcılar, kimisi de, kendi ülkelerinde bunları çoktan yapmış ve ülkemizdeki durumu fark etmiş olan yabancı kuruluşlardı.

Biz neler olduğunu anlamaya, nasıl pozisyon alacağımızı belirlemeye çalışırken, bir de baktık ki, geç kalmışız !

Ülkemizde bir çok sektörde bu acı hikaye sık sık yaşandı. Bugün, çocuğunuza aldığınız oyuncağın etiketine bakarsanız, kesinlikle uzakdoğulu bir ülkenin adını görürsünüz. Aldığınız ayakkabıda, çantada vb. bir çok üründe benzer bir durumla karşılaşırsınız.

Peki, bu durumda ne yapmamız gerekiyor ?

İki alternatif var. Birincisi; rekabet yarışının içine girmek, ikincisi ise; maalesef , “dükkanı kapatmak!”. İkinci alternatifi seçenler, yine de kurtulmuş sayılmaz. Çünkü yapacakları her işte aynı durumla karşı karşıya kalacaklar.

O zaman, rekabet yarışının içine girmekten, oyunun kurallarını iyice öğrenerek iyi oynamaya çalışmaktan başka alternatifimiz yok!

Oyunun kuralı ise “yüksek performans” kelimeleri ile özetlenebilir. Performansınız yüksek olacak! Yani; daha kaliteli üreteceksiniz, daha ucuza üreteceksiniz, daha az kaynak kullanacaksınız, daha az personel kullanacaksınız,  müşterinizi daha iyi anlayacaksınız vs.vs....

Yapmanız gereken bir çok “daha” daha var mutlaka.

Bunların hepsini bir anda yapabilmek elbette mümkün değil. Fakat bir yerlerden başlamak lazım. Çünkü unutmayın, rakipleriniz koşuyor, siz yürüseniz bile geride kalacaksınız, durmaya ise hiç fırsatınız yok!

Peki performansımızı nasıl yükselteceğiz?

Kuruluşlarda üretilen bir çok “ürün” var. Ürün derken, sadece müşterimize satarak para kazandığımız ürünü kastetmiyoruz. Kuruluş içinde çalışan herkesin, her bölümün ürünleri var. Bu ürünlerin bir kısmı, dış müşterilere sunulurken, daha büyük bir kısmı ise kuruluş içindeki diğer bölümlere sunuluyor.

Bu ürünleri üretmek için bir çok faaliyet yapıyoruz. Belirli bir ürünü üretmek amacıyla yapılan , birbirleriyle ilişkili faaliyetlerin oluşturduğu bütün süreç (proses) olarak tanımlanıyor.  Kuruluşlarının performansının yüksek olabilmesi için, kuruluş süreçlerinin performansının yüksek olması gerekiyor. Çünkü, yapılan her faaliyet, bir sürecin kendisi veya parçası durumunda. Öyleyse, süreçlerimizin performansını yükseltmeliyiz.

Bunu yaparken, süreçlerin her birini kendi başına ele alma şansımız da yok. Çünkü süreçlerimizin tamamı birbirleriyle ilişkili bir şekilde çalışıyor. Süreçlerimizin birinin performansını arttırmaya çalışırken, bu süreçle ilişkili diğer süreçlerin de olumsuz etkilenmemesini sağlamak zorundayız.

Kapalı bir kutunun içinde, birbiriyle iç içe çalışan yüzlerce dişliden oluşan bir saat gibi. Dişlilerden biri iyi değilse, saat çalışmıyor!

Süreçlerin performansını yükseltmek için, öncelikle süreçlerin performansını etkileyen faktörleri çok iyi anlamamız ve belirlememiz gerekiyor. Bu faktörler genel olarak 5 ana başlıkta özetlenebilir : Makine, Metod, Malzeme, Ortam ve İnsan. Bu faktörleri kontrol altında tutabilirsek, sürecimizi de kontrol altına alma şansımız olacak. Bu faktörleri iyileştirebilirsek, sürecimizi de iyileştirme ve performansını arttırma şansımız olacak. Tabii, süreç performansını ve yaptığımız iyileştirme çalışmalarının sürece katkısını ölçebilmek için, performans göstergelerine de ihtiyacımız olacak.

Sürecimiz iyi çalışıyorsa, büyük olasılıkla sürecin ürettiği ürün de iyi olacaktır.

İşin temel mantığı bu kadar basit!

Mantığın bu kadar basit olmasına rağmen, esas problem uygulamada çıkıyor karşımıza. Çünkü bir çok sürecimiz var. Dolayısıyla başarıya ulaşabilmek için, süreçlerimizi nasıl yöneteceğimizi iyi bilmemiz gerekiyor.

Süreç yönetimi, kendine has teknikleri ve yaklaşımları ile üründen ziyade ürünü üreten sürece odaklanılmasını  ve iyileştirilmesini sağlıyor.

Bu durumda öncelikle, süreç yönetimi kavramını ve tekniklerini çok iyi öğrenmemiz ve öğrendiklerimizi uygulayabileceğimiz uygun şartları sağlamamız gerekiyor.

Dünya üzerinde uzun süredir uygulanan süreç yaklaşımı ISO 9000 standardlarının 2000 yılı revizyonu ile günlük hayatımıza daha fazla girdi. Önceden, otomotiv gibi bazı sektörler, süreç yönetimini belirli bir düzeyde uygulamakta iken, bir çok kuruluşun böyle bir kavramdan haberi bile yoktu. Bu kavram, ISO 9000 standardları içerisinde telaffuz edilip, bir şart olarak uygulayıcıların önüne konulduğunda, çok daha geniş bir kitleye yayıldı.

Oyuna yeni katılmayanlara çalışanların, ISO 9000 standardlarıyla başlamalarında büyük fayda olacak. Çünkü, bu standardlar serisi içinde yer alan ISO 9001 standardı, herhangi bir kuruluşun tüm süreçlerini tanımlarken, bu süreçlerin etkin yönetimi için asgari şartları da ortaya koyuyor. Performans artırımını hedefleyen kuruluşlar için ise, ISO 9004 standardı gayet faydalı bir kılavuz olacaktır.

ISO 9000 standardlarının şartlarını ve süreç yönetimi kavramını doğru algılayan ve uygulayan kuruluşlar, süreçlerini iyileştirerek, çok büyük performans artışları sağlamaya başlarken, ISO 9000 standardlarını, sadece bir “sertifika” olarak gören kuruluşlar ise, bir kaç süreç şeması çizme ve denetimlerde bunları denetçilere gösterebilme telaşı ve heyecanını yaşıyorlar.

Atilla ÜSKÜPLÜ
Dünya Gazetesi, 24 Aralık 2004

PAYLAŞ