Kalite Yönetim sisteminin kurulması, ilgili standart şartlarının, kuruluş yapısı gözetilerek karşılanacağı bir yapının oluşturulması anlamına gelmektedir.
Bu amaçla yapılacak sistem kurulum faaliyetlerinde, kuruluşların yapısına göre farklılıklar olmakla birlikte genel olarak aşağıdaki adımlar izlenir:
1.Eğitim & Bilinçlendirme Faaliyetleri:
Öncelikle kuruluş yöneticilerinin ve çalışanlarının kalite yönetimi ve ISO 9000 standartları konusunda bilgi sahibi olması gerekecektir. Bu aşamada, sistem kurulumunun bir proje ekibi tarafından yürütülmesi ve çalışanlara yaygınlaştırılması faydalı olacaktır. Bu amaçla, kuruluş içerisinde bir eğitim ihtiyaç analizi yaparak eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesi ve bunların karşılanması gerekli olacaktır. Bir standarda göre sistem kuracaksak, öncelikle o standardı ve şartlarını kavramamız gerekmektedir.
2. Sistem kurulumu (Süreçlerin tanımlanması ve dokümantasyonu)
Bu aşamada, kuruluş iş süreçlerinin analiz edilmesi ve ISO 9001 standart şartlarına göre düzenlenmesi gerçekleştirilir. Bu noktada, standart şartları kadar, kuruluşun verimliliği de göz önüne alınmalıdır. Çünkü sistem kurulurken tek amacımız standart şartlarını karşılamak değil, aynı zamanda kuruluş ihtiyaçlarını da karşılamaktır. Süreçler tanımlandıktan sonra dokümantasyon metodlarına karar verilir, dokümante edilir, oluşturulacak kayıtlar belirlenir. Bu aşamada yaptığımız şey aslında, kuruluşun çalışma kurallarını (prosedürler, talimatlar vb.) belirlemektir.
3. Pilot uygulamaya geçiş.
Sistem kurulumu ve dokümantasyon tamamlandıktan sonra, bunlar yavaş yavaş uygulamaya alınır. Yani işlerimizi yeni kurallara göre yapmaya başlarız. Bu aşamada, ilgili çalışanlara yeni kuralların anlatılması, yani bilinçlendirme büyük önem taşımaktadır. Çünkü, işleri kurallara göre yapması beklenenler çalışanlardır. Dolayısıyla onlara kuralların çok iyi anlatılması gereklidir.
4. Düzeltmeler
Pilot uygulama sırasında, sistem kurulumu sırasında aklımıza gelmeyen hususlardan dolayı bazı problemler yaşanacaktır. Belirlediğimiz prosedürlerde, süreç tanımlamalarımızda hatalar, uygulamaya yönelik sıkıntılar yaşanması normal ve sağlıklı bir durumdur. Eğer sistem kurulumu tecrübeniz yüksekse veya bir danışman yönlendirmesi ile çalışıyorsanız, yaşanacak problemler nispeten daha az olacaktır. Sisteme son rötuşlar da yapıldıktan sonra artık yaygınlaştırıp, firma kültürümüzün bir parçası haline getirebiliriz.
5. İç Denetimler ve Yönetim gözden geçirmeleri
Sistemimiz çalışır hale geldikten sonra, aynı zamanda ISO 9001 standart şartları olan iç denetim ve Yönetim gözden geçirmesi (YGG) faaliyetlerini gerçekleştirmemiz gerekecektir.
6. Belgelendirme başvurusu
Artık belgelendirme kuruluşumuzu seçip, belgelendirme başvurumuzu yapabiliriz. Belgelendirme işlemleri ve denetimleri, belgelendirme kuruluşunuz tarafından ilgili standartlar ve akreditasyon kuralları doğrultusunda yürütülecektir. Belgelendirme sürecinin tamamlanmasından sonra ise sertifikalarınız düzenlenecek ve size gönderilecektir. Tebrikler!
7. Sürekli iyileştirme
Belgelendirmeyi tamamlayıp ISO 9000 belgesi aldıktan sonra işimiz bitti sayılmaz. rehavete kapılmayın. Esas iş şimdi başlıyor. Artık bu sistemi sürdürmek ve sürekli iyileştirmek için gerekli çalışmaları yapmamız gerekiyor. Unutmayın, eğer sürekli iyileştirmeyi sağlarsanız bu sistem size fayda sağlar, aksi halde duvara asılan bir kağıt parçasından farkı yoktur.